Privasi dan perlindungan data

Notis Privasi

Notis ini menerangkan cara DataLink Technologies melalui CloudNiaga mengendalikan data peribadi apabila anda menggunakan laman web, aplikasi perniagaan dan AI Connector CloudNiaga.

Tarikh kuat kuasa: 5 September 2026

Bahasa Melayu. Versi English penuh disediakan selepas bahagian ini.

1. Siapa kami

CloudNiaga ialah perkhidmatan perisian perniagaan yang dikendalikan oleh DataLink Technologies. Dalam notis ini, “CloudNiaga”, “kami” atau “kita” merujuk kepada DataLink Technologies sebagai pihak yang mengendalikan perkhidmatan CloudNiaga.

2. Data yang kami kumpulkan

Maklumat akaun dan hubungan seperti nama, alamat e-mel, nombor telefon, organisasi, jawatan dan peranan pengguna.
Data perniagaan yang dimasukkan oleh organisasi anda, termasuk pelanggan, pembekal, invois, pembayaran, inventori, pekerja, kehadiran, payroll, perakaunan dan dokumen berkaitan.
Maklumat langganan dan transaksi seperti pakej, status pembayaran, rujukan transaksi dan rekod bil. Kami tidak menyimpan butiran kad penuh.
Data teknikal dan keselamatan seperti alamat IP, jenis pelayar, masa akses, log ralat, rekod audit, pengecam sesi dan aktiviti OAuth.
Maklumat sokongan yang anda berikan melalui tiket, e-mel atau komunikasi lain.
Apabila AI Connector digunakan, arahan pengguna, nama tool, parameter yang diminta, hasil data yang dibenarkan dan metadata audit berkaitan sambungan.

3. Cara dan tujuan pemprosesan

Data boleh diterima terus daripada anda, pentadbir organisasi anda, penggunaan perkhidmatan, penyedia pembayaran atau perkhidmatan yang anda pilih untuk disambungkan. Kami memproses data untuk menyediakan dan mengamankan perkhidmatan; mengesahkan identiti dan kebenaran; mengurus langganan, pembayaran dan sokongan; menghasilkan dokumen serta laporan; memenuhi pilihan integrasi seperti MyInvois dan AI Connector; mencegah penyalahgunaan; menyelenggara audit; serta mematuhi kewajipan undang-undang.

4. AI Connector dan ChatGPT

AI Connector menggunakan OAuth dan menyediakan akses baca sahaja mengikut tenant, peranan dan pakej. Apabila anda meminta ChatGPT atau penyedia AI lain menggunakan sesuatu tool, data yang diperlukan untuk menjawab permintaan itu dihantar kepada penyedia AI yang anda pilih. Pengendalian data oleh penyedia tersebut tertakluk kepada terma dan polisi privasi mereka. Jangan minta AI memproses data yang anda tidak diberi kuasa untuk gunakan.

5. Pendedahan data

Kami boleh berkongsi data yang diperlukan dengan penyedia hosting, e-mel, keselamatan, pembayaran dan sokongan; pihak berkuasa atau penyedia integrasi seperti LHDN/MyInvois apabila ciri itu diarahkan dan digunakan; penyedia AI yang dipilih pengguna apabila AI Connector dipanggil; penasihat profesional; atau pihak berkuasa apabila diwajibkan undang-undang. Kami tidak menjual data peribadi.

6. Pemindahan rentas sempadan

Sesetengah penyedia teknologi atau AI mungkin memproses data di luar Malaysia. Jika berkenaan, kami mengambil langkah munasabah untuk memastikan pemindahan dibuat bagi tujuan yang dinyatakan dan dengan perlindungan yang sesuai. Organisasi anda bertanggungjawab memilih integrasi yang serasi dengan keperluan datanya.

7. Keselamatan

Kami menggunakan kawalan akses berasaskan peranan, pengasingan tenant, HTTPS, perlindungan sesi, OAuth, audit trail dan kawalan operasi yang munasabah. Tiada sistem boleh dijamin bebas risiko sepenuhnya. Anda mesti menjaga kelayakan login, mengehadkan akses pengguna dan memaklumkan kami segera jika mengesyaki penyalahgunaan.

8. Penyimpanan

Kami menyimpan data sepanjang akaun atau perkhidmatan diperlukan dan selepas itu setakat yang perlu untuk keselamatan, penyelesaian pertikaian, audit, pemulihan sandaran atau kewajipan undang-undang. Tempoh sebenar berbeza mengikut jenis data dan arahan organisasi anda. Token akses AI tamat atau boleh dibatalkan; log keselamatan dan audit boleh disimpan lebih lama apabila perlu.

9. Pilihan dan hak anda

Tertakluk kepada undang-undang dan peranan organisasi, anda boleh meminta akses atau pembetulan data peribadi, menarik balik persetujuan apabila terpakai, membuat pertanyaan tentang pemprosesan, atau meminta pemadaman apabila tiada kewajipan untuk mengekalkannya. Sesetengah permintaan perlu dibuat melalui pentadbir organisasi yang mengawal data tersebut.

10. Cookies dan sesi

CloudNiaga menggunakan cookies atau teknologi setara yang diperlukan untuk login, keselamatan, pilihan sesi dan operasi perkhidmatan. Menyekat cookies penting boleh menyebabkan sebahagian fungsi tidak beroperasi.

11. Perkhidmatan untuk organisasi

Organisasi pelanggan menentukan data perniagaan yang dimasukkan dan siapa yang boleh mengaksesnya. Bagi data yang dikawal oleh organisasi anda, sila hubungi pentadbir organisasi terlebih dahulu. CloudNiaga akan membantu organisasi memenuhi permintaan yang sah apabila diperlukan.

12. Hubungi kami dan perubahan notis

Untuk pertanyaan privasi, hubungi hello@cloudniaga.my atau gunakan halaman Sokongan CloudNiaga. Kami boleh mengemas kini notis ini apabila perkhidmatan atau keperluan undang-undang berubah. Tarikh kuat kuasa di atas akan dikemas kini bagi perubahan material.

English version.

1. Who we are

CloudNiaga is a business software service operated by DataLink Technologies. “CloudNiaga”, “we”, “us” and “our” refer to DataLink Technologies as the operator of the CloudNiaga service.

2. Data we collect

Account and contact information such as name, email address, telephone number, organisation, job title and user role.
Business data entered by your organisation, including customer, supplier, invoice, payment, inventory, workforce, attendance, payroll, accounting and related document data.
Subscription and transaction information such as plan, payment status, transaction reference and billing records. We do not store full payment-card details.
Technical and security data such as IP address, browser type, access time, error logs, audit records, session identifiers and OAuth activity.
Information you provide through support tickets, email or other communications.
When the AI Connector is used, user requests, tool names, requested parameters, authorised data results and related connection audit metadata.

3. Sources and purposes

Data may come directly from you, your organisation administrator, your use of the service, payment providers or services you choose to connect. We process data to provide and secure the service; authenticate identity and permissions; manage subscriptions, payments and support; generate business documents and reports; provide requested integrations such as MyInvois and the AI Connector; prevent abuse; maintain audit records; and comply with legal obligations.

4. AI Connector and ChatGPT

The AI Connector uses OAuth and provides read-only access according to tenant, user role and subscription. When you ask ChatGPT or another AI provider to use a tool, the data needed to answer that request is transmitted to the AI provider you selected. That provider handles the data under its own terms and privacy policy. Do not ask an AI provider to process data you are not authorised to use.

5. Disclosure

We may disclose necessary data to hosting, email, security, payment and support providers; authorities or integration providers such as LHDN/MyInvois when you direct and use that feature; the AI provider selected by the user when an AI tool is invoked; professional advisers; or authorities where required by law. We do not sell personal data.

6. Cross-border transfers

Some technology or AI providers may process data outside Malaysia. Where applicable, we take reasonable steps to ensure transfers are made for stated purposes with appropriate safeguards. Your organisation is responsible for choosing integrations consistent with its data requirements.

7. Security

We use role-based access, tenant isolation, HTTPS, session protection, OAuth, audit trails and reasonable operational controls. No system can be guaranteed completely risk-free. You must protect login credentials, limit user access and notify us promptly of suspected misuse.

8. Retention

We retain data while an account or service requires it and afterwards where needed for security, dispute resolution, audit, backup recovery or legal obligations. Actual periods vary by data type and your organisation’s instructions. AI access tokens expire or may be revoked; security and audit logs may be retained longer where necessary.

9. Your choices and rights

Subject to law and organisational roles, you may request access to or correction of personal data, withdraw consent where applicable, ask how data is processed, or request deletion where no retention obligation applies. Some requests must be directed first to the organisation administrator who controls the data.

10. Cookies and sessions

CloudNiaga uses cookies or similar technologies necessary for login, security, session preferences and service operation. Blocking essential cookies may prevent parts of the service from working.

11. Services for organisations

Customer organisations decide what business data is entered and who can access it. For data controlled by your organisation, contact its administrator first. CloudNiaga will assist the organisation with valid requests where required.

12. Contact and updates

For privacy enquiries, contact hello@cloudniaga.my or visit CloudNiaga Support. We may update this notice when the service or legal requirements change. The effective date above will be updated for material changes.